Интеграция с мессенджером WhatsApp

Процесс интеграции

Для интеграции портала Gym-One.ru c мессенджером WhatsApp понадобится выполнить несколько простых действий.

1. Перейдите в раздел главного меню «Биллинг и оплата»;

2. Убедитесь, что на Вашем счету в Gym One достаточно средств для списания месячной оплаты за интеграцию с WhatsApp. При необходимости пополните Ваш счет привычным способом;

3. Нажмите на кнопку «Подключить», подтвердите свой выбор.

Оплата за подключение спишется с Вашего счета, Вы увидите надпись «Выполнение операции» - пожалуйста, ожидайте, Ваш менеджер уже заказывает для Вас ключи API у провайдера WhatsApp;

4. После того, как Ваш менеджер сообщит Вам, что ключи получены, перейдите вновь в раздел «Биллинг и оплата» и нажмите на кнопку «Привязать телефон»;

5. Далее войдите в приложение WhatsApp на Вашем смартфоне, перейдите на вкладку «Настройки» и выберите строку «Связанные устройства»;

3. Нажмите на кнопку «Привязка устройства»;

4. Наведите камеру Вашего смартфона на экран компьютера и отсканируйте QR-код;

5. Вы увидите сообщение «Телефон успешно привязан» и надпись «Активен» - WhatsApp подключен к системе.

Что нужно знать об интеграции с мессенджером WhatsApp

• Сообщения, которые будут отправляться клиентам из системы, будут приходить им от имени Вашего номера телефона (скорее всего это будет мобильный номер спортклуба). Поэтому позаботьтесь о карточке контакта (аватар контакта в WhatsApp, био и прочее);

• Все WhatsApp диалоги будут храниться в телефоне - из системы мы только отравляем сообщения. Туда же, как обычно, приходят ответы, сообщения или вопросы от клиентов;

• Чем дольше номер зарегистрирован в WhatsApp, тем он более устойчив к блокировкам. Если Вы только что зарегистрировали новый номер, он наиболее уязвим;

• Вероятность блокировки номера повышается, если база клиентов не лояльная и при получении рассылок идут жалобы на спам, то есть клиенты жмут «Пожаловаться». Поэтому важно не слишком часто отправлять рассылки, а также избегать рассылок «по холодной базе»;

• Если произойдёт блокировка, не волнуйтесь! WhatsApp разблокирует Ваш номер по запросу;

• В тексте рассылки призывайте Ваших клиентов что-то писать Вам в ответ, задавать вопросы, давать обратную связь - отвечая на сообщение из рассылки, клиент «показывает» WhatsApp, что сообщение было полезным;

• Если у Вас большая клиентская база, то рассылки по всем клиентам сразу лучше не делать, а разбивать их на части, ниже расскажем, каким образом.

Отправка автоматических сообщений

В системе реализован механизм отправки автоматических сообщений - сообщений, не требующих никаких действий со стороны пользователя (админа).

Список автоматических сообщений, а также их формулировка - предустановлены, то есть не меняются.

В число автоматически отправляемых сообщений входят следующие:

• Сообщение с информацией об абонементе - отправляется клиенту сразу после покупки абонемента;

• Сообщение о заморозке/разморозке абонемента - отправляется клиенту, соответственно, при заморозке или разморозке его абонемента;

• Сообщение «У Вас осталось одно посещение по абонементу...» - отправляется клиенту в момент входа в спортклуб по предпоследнему занятию в абонементе (в случае, если абонемент ограничен по количеству занятий);

• Сообщение о записи на персональную или групповую тренировку - отправляется клиенту в момент записи клиента на тренировку администратором ресепшен/тренером;

• Сообщение об отмене персональной или групповой тренировки - отправляется клиенту в момент отмены брони клиента администратором ресепшен/тренером;

• Сообщение об изменении времени персональной или групповой тренировки - отправляется клиенту в момент изменения времени тренировки, на которую записан клиент;

• К автоматическим сообщениям можно отнести напоминания о тренировках, однако для этого понадобится включить соответствующую настройку (раздел «Настройки» > вкладка «Приложение и виджеты» > вкладка «Приложение» > опция «Оповещать посетителей о приближении тренировки за ... часов». Таким образом, если клиент записан на персональную или групповую тренировку, за указанное количество часов ему будет приходить напоминание.

Также есть автоматические сообщения, отправку которых можно настроить. Расположены они в разделе «Посетители» на вкладке «Рассылки»:

• Вкладка «Дни рождения» - включаем опцию «Автоматическая рассылка по дням рождения», задаем время рассылки, количество дней (к примеру, при значении 0 - система будет отправлять поздравление непосредственно в День рождения клиента, а при значении 1 - можно отправить сообщение «С наступающим...»), пишем текст поздравления и нажимаем на кнопку «Сохранить».

• Вкладка «Посещаемость» - включаем опцию «Автоматическая рассылка по дате последнего посещения», задаем время рассылки, количество дней с последнего посещения, пишем текст сообщения (к примеру, Дорогой Друг, Вас давно не видно и тренер очень скучает ;)) и нажимаем на кнопку «Сохранить».

• Вкладка «Окончание абонемента» - включаем опцию «Автоматическая рассылка информации об окончании абонемента», задаем время рассылки, количество дней до окончания абонемента, пишем текст сообщения и нажимаем на кнопку «Сохранить».

Отправка рассылок

Отправить массовую рассылку из системы можно двумя способами:

1. Из раздела «Посетители» > вкладка «Рассылки» > вкладка «Разовая рассылка». Этим способом лучше воспользоваться в случае, если у Вас небольшая клиентская база. Пишем текст сообщения, выбираем, куда отправить клиенту сообщение (почта, Push-уведомление в мобильное приложение (если Вы используете мобильные приложения Gym One), сообщение в WhatsApp) и нажимаем на кнопку «Отправить». В момент отправки может возникнуть небольшая задержка, пожалуйста, подождите немного.

2. Из раздела «Посетители» > вкладка «Посетители» > кнопка «Рассылка» справа вверху.

Удобство этого способа в том, что рассылку можно отправить не только по всей клиентской базе, а и по базе, отфильтрованной по каким-либо признакам.

Кнопка фильтров расположена рядом с полем поиска над таблицей. К примеру, можно отфильтровать базу по признаку «Женщины/Мужчины» (будет полезно при поздравлениях с 8 марта или 23 февраля), «Есть действующий абонемент/Нет действующего абонемента» (для отправки акций и предложений) и прочее.

Выбираем нужные нам фильтры, применяем их (кнопка «Применить») и нажимаем на кнопку «Рассылка».

В появившемся окне «Рассылка сообщений» обратите внимание на надпись «Количество получателей» - здесь указано, сколько человек получит данную рассылку.

Подготавливаем текст рассылки, сверяем количество получателей и нажимаем «Отправить». В момент отправки может возникнуть небольшая задержка, пожалуйста, подождите немного, не нажимайте «Отправить» повторно, чтобы сообщения не продублировались.

⁠Если нужно отправить сообщение одному посетителю

В разделе «Посетители» на вкладке «Посетители» в строке поиска находим искомого человека и, когда он остался в таблице клиентов один, - нажимаем на кнопку «Рассылка» (следим, что в окне рассылки внизу - количество получателей было 1)

Обращение по имени в рассылках

Обращение по имени - еще один способ снижения вероятности блокировок со стороны WhatsApp - если Вы знаете имя, значит с меньшей вероятностью это сообщение спам.

Чтобы использовать в рассылках имена клиентов, понадобится следующая конструкция:

{имя}

Пример сообщения с использованием имен клиентов:

Дорогая, {имя}! В этот погожий весенний день хотим поздравить Вас с 8 марта!

Вместо конструкции {имя} будут подставлены значения ФИО из карточек клиентов. Поэтому при использовании имен важно, чтобы в поле ФИО в карточках клиентов были указаны корректные имена (проверьте Вашу базу на предмет имен «Аня знакомая Игоря» и т.д. ;)

Тогда клиент получит, к примеру:

Дорогая, Иванова Надежда Петровна! В этот погожий весенний день хотим поздравить Вас с 8 марта!

Тестирование рассылок

Перед отправкой рассылки по всей клиентской базе или ее части, рекомендуем сделать тестовую отправку, чтобы посмотреть, хорошо ли смотрится рассылка и нужно ли что-то подкорректировать. Для этого Вы можете добавить свой личный номер телефона в таблицу клиентов и отправить рассылку сначала только одному посетителю - себе. Если всё хорошо, можно смело отправлять рассылку массово.

Сообщение записанным на групповую тренировку

Бывают случаи, когда нужно отправить одинаковые сообщения для всех посетителей, которые записались на определенную групповую тренировку. К примеру, известить их о замене тренера или напомнить что-то взять с собой на занятие.

В этих случаях удобно будет использовать опцию «Отправить сообщение всем посетителям» из меню по «кубику» с групповой тренировкой на вкладке «Расписание дня» раздела «Рабочий стол».

По нажатию на пункт меню «Отправить сообщение всем посетителям» откроется уже знакомое нам окно «Рассылка сообщений», внизу которого указано количество получателей, соответствующее количеству записанных на данную групповую тренировку. Подготовьте нужный текст сообщения, по желанию используйте имена клиентов и нажмите «Отправить».