Посетители, личные счета, личный кабинет и рассылки

Раздел главного меню «Посетители» содержит в себе информацию обо всех посетителях спортклуба. Иначе говоря, в этом разделе ведется клиентская база.

В разделе «Посетители» расположены 3 вкладки - «Посетители», «Посещения» и «Рассылки».

О каждом посетителе в базе хранится следующая информация: ФИО, пол, дата рождения, номер телефона, адрес электронной почты, а также статистические данные - количество приобретенных абонементов, доход, полученный от данного посетителя, состояние его личного счета и прочее.

Также в карточке посетителя можно указать, согласен ли он получать SMS или Email-рассылки от фитнес-клуба, содержащие информацию об акциях и спецпредложениях.

Базу посетителей можно импортировать из таблицы в формате .CSV. Данный формат умеет создавать программа MS Excel (функция «Сохранить как»).

Примерная структура импортируемой таблицы может быть такой:

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Пол

Телефон

Алексеева

Наталья

Александровна

24.04.1990

жен

89051234567

Также базу можно экспортировать (выгрузить) в таблицу MS Excel (если у текущего пользователя достаточно прав доступа для выполнения экспорта).

Добавить нового посетителя можно, нажав на кнопку «Новый посетитель», расположенную справа над таблицей, а также с помощью кнопок «Разовое посещение» или «Выдать новый абонемент», находящихся на вкладке «Активность» раздела главного меню «Рабочий стол».

С каждым посетителем в таблице можно выполнить несколько действий, нажав на иконку с изображением перевернутого троеточия в начале каждой строки:

Пополнить личный счет;
Выдать новый абонемент;
Анкета - посмотреть/редактировать анкету посетителя;
Документы - создать договор или другой документ для посетителя на основе шаблонов документов;
Удалить посетителя.

1.Пополнить личный счет. Откроется окно «Поступление средств», в котором можно внести на счет посетителя в системе произвольную сумму.

2. Выдать новый абонемент. Откроется окно «Выдать абонемент», в котором в поле «Выберите посетителя» уже будет подставлено имя данного посетителя. В поле «Номер абонемента» впишите номер, указанный на выдаваемом абонементе (отсканируйте штрих-код нового абонемента), либо оставьте поле пустым (абонементу присвоится номер автоматически).

Внизу окна расположено поле «Дата активации». По умолчанию выставлена текущая дата, т.е. выдаваемый абонемент будет считаться активированным с даты покупки. При необходимости можно указать любую другую дату (как прошедшую, так и будущую), с которой начнет отсчитываться срок действия абонемента.

Если посетитель решит активировать абонемент раньше даты активации, то абонемент будет считаться активированным со дня первого посещения.

3. Анкета. Откроется окно «Информация о посетителе», в котором на вкладке «Информация» можно изменить информацию о посетителе, нажав на кнопку Редактировать профиль.

На вкладке «Паспорт» можно внести паспортные данные посетителя. Паспортные данные могут понадобиться при формировании документов для посетителя, например, Договора.

На вкладке «Дети» к родителю можно привязать посетителей-детей (семейный аккаунт). Данные ребенка можно выбрать как из клиентской базы, так и добавить нового прямо из этого окна.

Родитель может управлять абонементами своих детей в мобильном приложении, а также получать уведомления, касающиеся абонементов детей.

Также в этом окне расположена вкладка «Абонементы», на которой представлен список всех выданных посетителю абонементов.

Щелкнув мышью по строке с абонементом, можно открыть окно с подробной информацией по абонементу, историей всех посещений по абонементу, а также возможностью заморозки/разморозки (если опция предусмотрена для данного типа абонемента).

Также можно вручную передвинуть дату, до которой действует абонемент, выбрав нужную дату в поле «Действителен до». Опция может быть полезна, если, к примеру, в спортклубе действует акция «Приведи друга и получили дополнительный месяц тренировок» и др.

Также в окне «Информация о посетителе» расположена вкладка «Личный счет».

На вкладке «Личный счет» хранится вся информация о внесении и расходовании средств с личного счета посетителя в системе.

Чтобы пополнить счет посетителя, нажмите на кнопку «Поступление». Внести можно произвольную сумму.

Списать средства с личного счета можно несколькими способами:

Нажав на кнопку «Списание» и указав сумму и причину списания;
При разовом входе посетителя в спортклуб, а также при выдаче нового абонемента посетителю (кнопки «Разовое посещение» и «Выдать новый абонемент» на Рабочем столе соответственно). В этом случае, переключатели «Безналичный расчет» и «Наличный расчет» станут недоступны - оплата за посещение или абонемент будет списана с личного счета посетителя;

При продаже товара (кнопка «Продать товар» на Рабочем столе).

Личный счет посетителя может быть отрицательным, позволяя посетителям пользоваться услугами спортклуба «в долг», что способствует повышению лояльности посетителей.

В разделе главного меню «Посетители» над таблицей посетителей расположена кнопка «Показывать только должников». При включении этой опции, в таблице останутся только посетители с отрицательным балансом личного счета.

Если в Вашем спортклубе не используется система личных счетов посетителей, Вы можете скрыть эту опцию - раздел главного меню «Настройки» - вкладка «Портал» - опция «Использовать личные счета посетителей». Отключите ее.

Вкладка «Личный кабинет» в окне «Информация о посетителе» предназначена для выдачи посетителю доступа к его личному кабинету в приложении iOS или Android. Данная возможность доступна в тарифах Стандарт и Премиум. Чтобы посетитель мог использовать мобильное приложение, включите опцию «Разрешить доступ в личный кабинет» и отправьте посетителю появившиеся в окне ниже логин и пароль. Скачать мобильные приложения на App Store и Google Play можно по ссылкам, указанным внизу окна, их так же удобно отправить посетителю для быстрого скачивания.

5. Удалить посетителя. Обратите внимание, что данное действие необратимо, поэтому для удаления посетителя из базы потребуется вписать слово «удалить» в соответствующую строку для подтверждения.

Все перечисленные действия дублируются в контекстном меню по строке с посетителем.

На вкладке «Посещения» содержится информация обо всех посещениях: кто из посетителей входил в спортклуб, на какие тренировки, какой номер шкафчика был выдан, точное время входа и выхода.

Вкладка «Рассылки» дает возможность отправки Email и SMS-рассылок по базе клиентов.

В зависимости от типа, рассылки разделены на 5 вкладок:

Разовая рассылка - рассылка текущей информации (горящие предложения, сообщения об изменениях в режиме работы клуба и пр.).

В случае, если информация должна быть получена даже посетителями, отказавшимися от рассылок, включите опцию «Отправлять даже тем, кто отказался от рассылок».

Используйте {имя} в тексте сообщения, чтобы подставить имя и фамилию посетителя, {клуб}, чтобы подставить название фитнес-клуба.

Включите опции SMS-сообщения и/или E-mail для отправки SMS или Email сообщений соответственно и нажмите «Отправить».

Для отправки одного SMS-сообщения со счета фитнес-клуба в системе Gym One будет списано 3,5 рубля. Отправка Email-сообщений - бесплатна.

Если некоторые из посетителей используют мобильное приложение Gym One, то рекомендуем оставить опцию «Push-сообщение» включенной - тем у кого есть приложение будет отправлено бесплатное Push-сообщение, а остальным SMS-сообщения по обычному тарифу.

Дни рождения - поздравительная рассылка для посетителей, отмечающих День рождения.

Рассылка может быть как автоматической (т.е. поздравления будут отправляться клиентам в нужный день автоматически), так и в ручном режиме. Чтобы сделать рассылку автоматической включите опцию «Автоматическая рассылка по дням рождения».

Укажите время, в которое поздравительная рассылка должна быть отправлена, а также выберите, за сколько дней до дня рождения поздравлять именинников.

Включите опции SMS-сообщения и/или E-mail для отправки SMS или Email сообщений соответственно и нажмите «Сохранить».

Обратите внимание, что рассылку «Дни рождения» не получится отправить более одного раза за день. Т.е. если рассылка была отправлена в 14:00, во избежание спама посетителя, отправить ее повторно в 15:00 будет нельзя.

Посещаемость - рассылка для посетителей, со дня последнего посещения которых прошло определенное количество дней.

Рассылка может быть как автоматической, так и в ручном режиме. Чтобы сделать рассылку автоматической включите опцию «Автоматическая рассылка по дате последнего посещения».

Укажите время, в которое рассылка должна быть отправлена, а также выберите, сколько дней с последнего посещения должно было пройти.

Включите опции SMS-сообщения и/или E-mail для отправки SMS или Email сообщений соответственно и нажмите «Сохранить».

Обратите внимание, что рассылку «Посещаемость» не получится отправить более одного раза за день. Т.е. если рассылка была отправлена в 14:00, во избежание спама посетителя, отправить ее повторно в 15:00 будет нельзя.ончание абонемента - рассылка для посетителей, срок действия абонементов которых подходит к концу.

Рассылка может быть как автоматической, так и в ручном режиме. Чтобы сделать рассылку автоматической включите опцию «Автоматическая рассылка информации об окончании абонемента».

Укажите время, в которое рассылка должна быть отправлена, а также выберите, сколько дней до окончания срока действия абонемента должно остаться.

Обратите внимание, что рассылку «Окончание абонемента» не получится отправить более одного раза за день. Т.е. если рассылка была отправлена в 14:00, во избежание спама посетителя, отправить ее повторно в 15:00 будет нельзя.