Документы

Работа с шаблонами документов, а также справками для выдачи клиентам спортклуба

PreviousНастройки NextИнтеграции

Last updated 2 months ago

Was this helpful?

Документы

Работа с шаблонами документов, а также справками для выдачи клиентам спортклуба

Справки
Шаблоны документов

Справки

Вкладка «Справки» расположена в анкете посетителя в разделе «Посетители».

На данный момент на вкладке «Справки» доступно формирование «Справки о расходах на фитнес». В дальнейшем список справок может быть расширен.

Для получения налогового вычета за спорт за 2022 и 2023 годы клиенту понадобится предоставить в налоговый орган договор со спортивным клубом и кассовые чеки, подтверждающие расходы. Если клиент оплачивал услуги за своих детей - вдобавок понадобятся документы о родстве.

По расходам за 2024 и последующие годы потребуется только Справка об оплате физкультурно-оздоровительных услуг (о формировании которой и пойдет речь ниже) и документы на детей, если платили за них.

Вернуть или уменьшить НДФЛ за траты на фитнес вправе люди, у которых:

Есть статус налогового резидента РФ;
В отчетном году был доход, облагаемый НДФЛ;
Можно получить за себя и за своих детей.

При переходе на вкладку «Справки» из анкеты посетителя - видим предложение сформировать справку за 2024 год. Нажимаем на кнопку «Открыть».

Справка о расходах взрослого посетителя формируется из анкеты взрослого посетителя. Справка о расходах на занятия ребенка формируется из анкеты ребенка.

Откроется окно для уточнения данных Справки.

Рассмотрим подробнее поля в этом окне:

Номер справки - уникальный номер Справки - формируется системой на основании порядкового номера Справки в пределах отчетного года;
Номер корректировки - по умолчанию ноль. Если понадобятся корректирующие Справки, их номера будут, соответственно, 1, 2, 3 и так далее;
Отчетный год - налоговый период (год), за который заполняется Справка, в котором осуществлялись соответствующие расходы по оплате физкультурно-оздоровительных услуг;
Документ, подтверждающий личность налогоплательщика - паспорт гражданина РФ (указание других допустимых документов, например, военного билета, паспорта иностранного гражданина, вида на жительство в РФ - в системе Gym One не предусмотрено, мы храним только данные паспорта РФ);
ФИО налогоплательщика - ФИО взрослого гражданина, налогоплательщика. Значение поля подставляется из поля «Имя и фамилия посетителя» анкеты посетителя;
Налогоплательщик и клиент являются одним лицом - если Справка формируется для взрослого посетителя (из анкеты взрослого посетителя) - значение поля приобретает положение Да. Если Справка формируется на ребенка (из анкеты ребенка) - значение поля приобретает положение Нет;
Включить в справку - Абонементы/Разовые услуги. По закону можно получить налоговый вычет как за расходы на покупку абонементов, так и разовых занятий. Включите/отключите нужные варианты на ваше усмотрение и нажмите на кнопку «Рассчитать расходы» для пересчета итоговой суммы;
Сумма расходов - итоговая сумма расходов налогоплательщика на оплату физкультурно-оздоровительных услуг в отчетном году.

Нажмем на кнопку «Печать», чтобы получить печатный вариант Справки.

Распечатайте 2 экземпляра Справки - один остается в спортклубе, второй выдается посетителю для предоставления в налоговый орган. Поставьте подпись и печать.

Ниже видим печатный вариант Справки. Справка состоит из 2-х страниц.

Если Справка составлена для взрослого посетителя, то страница 2 Справки не заполняется.

Если Справка составлена по расходам на занятия ребенка, то на первой странице (в блоке «Данные физ.лица, оплатившего услуги») будут данные взрослого налогоплательщика (родителя), а на второй странице - данные лица, которому были оказаны услуги (ребенка).

Данные налогоплательщика (ФИО, дата рождения, ИНН при наличии, серия и номер паспорта, дата выдачи паспорта), а также данные по ребенку (ФИО, дата рождения, ИНН при наличии, серия и номер документа, дата выдачи документа) - подставляются в Справку из соответствующих полей анкет посетителей (вкладки «Информация» и «Паспорт» окна анкеты посетителя).

Данные спортивной организации (ИНН, КПП, Название организации/ИП, а также ФИО лица, подтверждающего достоверность данных в Справке) - подставляются в Справку на основании значений соответствующих полей из раздела «Настройки» > вкладка «Спортклуб» > вкладка «Информация о клубе» (поля отмечены стрелками на рисунке ниже).

Если после вывода печатной формы Справки вы обнаружили, что каких-то данных в Справке не хватает, либо какие-то данные в Справке нуждаются в исправлении - закройте эту Справку и вернитесь к уточнению данных (внесите/откорректируйте данные в анкетах посетителей) и затем вновь выведите Справку на печать (номер корректировки при этом менять не нужно).

Шаблоны документов

Чтобы начать работать с документами, перейдите в раздел главного меню «Настройки», вкладка «Документы» и нажмите на кнопку «Новый документ».

Укажите название нового документа, например «Договор на оказание услуг».

В поле «Шаблон документа» загрузите шаблон Вашего документа в формате MS Word (.docx).

Обратите внимание, что шаблон документа должен быть предварительно размечен константами, на место которых в последствии будут подставляться данные посетителя и другая информация, меняющаяся от документа к документу.

Константы в Word-документе обозначаются с помощью символов ${имя_константы}, например, ${client_name} - константа, на место которой будет подставляться ФИО посетителя.

Пример размеченного константами шаблона документа может выглядеть следующим образом:

При создании нового документа по умолчанию добавляется перечень констант, таких как ФИО посетителя, дата рождения, паспортные данные и пр. Вы можете добавить сколько угодно недостающих Вам констант с помощью кнопки «Добавить константу».

В списке констант по умолчанию добавится строка с новой константой. Нажмите на название константы в строке, чтобы дать ей нужное название, например, «Название абонемента», на обозначение константы, чтобы дать ей символьное обозначение, например abon.

Таким образом, добавьте все недостающие для Вашего документа константы. В списке констант должны присутствовать все константы, встречающиеся в шаблоне документа, который Вы загрузили в поле «Шаблон документа».

Когда шаблон документа и все константы готовы, можно перейти к оформлению Договора для посетителя.

В разделе главного меню «Посетители» в строке с нужным посетителем нажмите на меню (перевернутое троеточие) и выберите пункт «Документы».

В открывшемся окне вверху справа в поле «Документ» выберите нужный шаблон, например, подготовленный ранее «Договор на оказание услуг».

После выбора документа на экране появится страница для ввода данных посетителя. ФИО посетителя, дата рождения, номер телефона, электронная почта, а также паспортные данные - подставляются автоматически, если они заполнены в анкете посетителя. Для заполнения остальной недостающей информации, нажмите на надпись «Нажмите сюда для ввода значения».

Чтобы посмотреть, как выглядит готовый документ, перейдите на вкладку «Просмотр».

Чтобы скачать готовый документ, нажмите на кнопку «Скачать».